Sklep B2B, który akceptuje przelew z płatnością przy odbiorze albo w terminie 30 dni, gromadzi należności. Dopóki kwota pozostaje niewielka, wystarczy arkusz kalkulacyjny. Powyżej mniej więcej trzydziestu jednocześnie otwartych faktur ręczne śledzenie się sypie: wzywasz dużych klientów, zapominasz o małych, a to często ci mali kończą jako strata.
PrestaShop nie obsługuje tego tematu. Zamówienie przechodzi w stan „Oczekiwanie na płatność przelewem” i nic więcej się nie dzieje. Żadnego licznika terminu, żadnego wezwania, żadnego wyliczenia odsetek. Oto jak ułożyć ten proces.
Sekwencja w czterech etapach
Najbardziej nieoczywisty fakt w windykacji brzmi tak: skuteczność odzysku zależy bardziej od tego, jak szybko wyjdzie pierwsze wezwanie, niż od stanowczości tonu. Faktura przypomniana nazajutrz po terminie w zdecydowanej większości przypadków okazuje się zwykłym przeoczeniem, które zostaje od razu naprawione. Ta sama faktura przypomniana po trzydziestu dniach wchodzi w negocjacje.
D+1: neutralne przypomnienie
Ton informacyjny, nie groźbny. Celem jest obsłużenie przypadku większościowego, czyli faktury zagubionej w skrzynce księgowości. Przypomnij numer faktury, kwotę, minął termin płatności i załącz dokument ponownie. Zaproponuj bezpośredni kontakt na wypadek sporu co do wykonanej usługi, to najlepszy sposób, żeby problem merytoryczny wyszedł na jaw wcześnie.
D+8: stanowcze wezwanie
Ton się zmienia. Stwierdzasz brak zapłaty i wyznaczasz wyraźny termin ostateczny, zwykle siedem dni. To także moment, by zapowiedzieć, jeszcze bez stosowania, konsekwencje przewidziane w ogólnych warunkach sprzedaży: odsetki za opóźnienie i wstrzymanie bieżących dostaw.
D+15: wezwanie z wyliczonymi odsetkami
Stosujesz i wyliczasz. Dwie kwoty muszą pojawić się osobno:
- odsetki za opóźnienie, liczone według stawki przewidzianej w twoich warunkach sprzedaży, z dolną granicą wynikającą z unijnej dyrektywy o zwalczaniu opóźnień w płatnościach, czyli stopą referencyjną Europejskiego Banku Centralnego powiększoną o osiem punktów procentowych, zależnie od właściwej dla ciebie implementacji krajowej;
- ryczałt na koszty odzyskiwania należności, ustalony na minimum 40 euro od faktury.
Często źle rozumiany punkt: obie kwoty należą się z mocy prawa od dnia następującego po terminie płatności, bez potrzeby wcześniejszego wezwania. Decydujesz, czy ich dochodzić, ale nie musisz ich wcześniej zapowiadać, żeby mieć do nich prawo.
D+30: wezwanie przedsądowe
List polecony za potwierdzeniem odbioru, zbierający historię wezwań, należność główną, odsetki, ryczałt i termin ostateczny. To dokument, który umożliwia późniejsze postępowanie. Wyznacza także wyjście z procesu zautomatyzowanego: dalej sprawa wymaga indywidualnego prowadzenia.
Windykacja Należności B2B i Odsetki za Opóźnienie: Moduł PrestaShop 8 i 9Monituj nieopłacone należności B2B i automatycznie wyliczaj ustawowe odsetki za opóźnienie.€89,00
Co musi pokazywać śledzenie
Sekwencja e-maili nie wystarczy. Potrzebny jest widok według klienta, nie tylko według faktury, z czterema informacjami:
- łączne otwarte należności ze wszystkich faktur;
- wiek najstarszej nieopłaconej faktury;
- osiągnięty etap wezwania dla każdej z nich;
- kwota odsetek narosłych na dany dzień.
Ten widok służy dwóm konkretnym decyzjom: czy blokować przyjmowanie nowych zamówień od tego klienta i czy zostać przy windykacji polubownej, czy przejść na drogę sądową. Bez niego dalej wysyłasz towar klientowi, który nie płaci od dwóch miesięcy, a zdarza się to częściej, niż się przyznaje.
Zapisy, o których nie wolno zapomnieć na fakturze
Proces windykacji opiera się na zapisach, które muszą znaleźć się już na pierwotnej fakturze. Trzy są obowiązkowe w B2B w Unii Europejskiej:
- termin płatności albo uzgodniony okres zapłaty;
- stawka odsetek za opóźnienie;
- wzmianka o ryczałcie 40 euro na koszty odzyskiwania należności.
Ich brak nie unicestwia twojego prawa do ich pobrania, ale osłabia pozycję w sporze i w kilku państwach członkowskich naraża na odrębną sankcję administracyjną. Sprawdź szablon faktury PrestaShop, zanim uruchomisz jakąkolwiek sekwencję wezwań: model natywny ich nie zawiera.
Punkt przełamania
Trzy sygnały wskazują, że obsługa ręczna doszła do granicy: nie potrafisz już z pamięci powiedzieć, który klient ile jest winien, przy zamknięciu okresu odkrywasz faktury przeterminowane o ponad sześćdziesiąt dni, a wezwania wysyłasz falami zamiast na bieżąco. Na tym etapie każdy tydzień zwłoki w wezwaniu mechanicznie kosztuje skuteczność odzysku.
Moduł Windykacji Należności B2B obsługuje cały ten łańcuch w PrestaShop 8 i 9: terminy płatności na zamówienie, konfigurowalna sekwencja wezwań, automatyczne wyliczanie odsetek i ryczałtu oraz pulpit należności według klienta.
