In un negozio B2B, il preventivo non è un documento decorativo: è l’oggetto attorno al quale ruota la relazione commerciale. La sua trasformazione in ordine è il momento in cui tutto può perdersi, perché il prezzo si è mosso, perché lo stock non era riservato, o perché nessuno sa quale versione del preventivo il cliente abbia accettato.
PrestaShop conosce solo l’ordine. Ecco il flusso da costruire attorno.
I sei stati di un preventivo
Un preventivo non è un oggetto a due posizioni. Sei stati coprono la totalità delle situazioni reali.
- Bozza: costruito lato commerciante, non visibile al cliente. È qui che il venditore regola gli sconti.
- Inviato: trasmesso al cliente, diventa un’offerta ferma e impegna i tuoi prezzi per la durata di validità.
- Accettato: il cliente ha confermato. Il documento si congela, nessuna modifica è più possibile.
- Rifiutato: da conservare, con il motivo quando lo hai. È la tua migliore fonte di informazione sul tuo posizionamento di prezzo.
- Scaduto: la data di validità è passata senza risposta. Lo stato deve cambiare automaticamente.
- Convertito: un ordine è stato creato a partire dal preventivo, con un legame permanente tra i due.
L’errore classico consiste nel fondere «accettato» e «convertito». Tra i due possono passare più giorni, in attesa di un ordine d’acquisto del cliente o di un bonifico di acconto, e devi sapere quanti preventivi si trovano in quell’intervallo.
La durata di validità non è una formalità
Un preventivo senza data limite è un’offerta a tempo indeterminato. Ne derivano tre rischi concreti.
I tuoi prezzi d’acquisto evolvono, ma resti impegnato sul prezzo esposto. Lo stock che avevi al momento del preventivo è stato venduto ad altri clienti. E sui prodotti importati il tasso di cambio si è mosso.
Trenta giorni è la durata usuale. Più della cifra conta che la scadenza compaia sul documento, che il passaggio allo stato scaduto sia automatico e che un sollecito parta qualche giorno prima. Un preventivo sollecitato tre giorni prima della scadenza si trasforma nettamente più spesso di uno dimenticato.
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L’acconto
Su importi significativi o prodotti su misura, l’acconto protegge la tua liquidità e impegna il cliente. Tre punti da inquadrare.
- L’importo: percentuale o forfait, da definire per gamma anziché caso per caso.
- La fatturazione: un acconto incassato dà luogo a una fattura di acconto, che sarà dedotta dalla fattura finale. Non è una semplice riga di pagamento.
- La sorte in caso di annullamento: da scrivere nelle condizioni del preventivo, non da improvvisare al momento della controversia.
La conversione e la questione dello stock
Al momento della conversione va risolto un arbitrato: riservi lo stock già all’accettazione del preventivo, o solo alla creazione dell’ordine?
Riservare all’accettazione evita di annunciare una disponibilità che non puoi mantenere. In compenso immobilizza stock su affari che potrebbero non concludersi mai. Il compromesso corrente consiste nel riservare dopo l’incasso dell’acconto, il che filtra le intenzioni deboli.
Sul piano documentale, l’ordine deve conservare il numero del preventivo d’origine. È questo legame che permette di ritrovare, sei mesi dopo, su quale base tariffaria è stato concesso uno sconto.
Ciò che il preventivo non deve essere
Due scorciatoie diffuse creano problemi.
Il preventivo non è un ordine in attesa. Creare un ordine PrestaShop con uno stato «preventivo» sembra pratico, ma inquina le tue statistiche, i tuoi export contabili e i tuoi solleciti. Un ordine non convalidato resta un ordine nei contatori.
Il preventivo non usa la numerazione delle fatture. Gli serve una sequenza propria, con un prefisso distinto. Mescolare le due crea un salto nella numerazione contabile, esattamente il punto che il fisco verifica.
Cosa fa scattare il passaggio a uno strumento
Un preventivo a settimana si gestisce benissimo con un foglio di calcolo e un PDF inviato a mano. Tre segnali indicano che la soglia è superata: non sai più quanti preventivi sono in attesa di risposta, scopri preventivi scaduti che nessuno ha sollecitato, e la riscrittura delle righe al momento dell’ordine genera errori di prezzo.
A quel punto, il costo della gestione manuale si conta in affari persi, non in ore.
Mettere in opera il flusso
Il modulo Richiesta di Preventivo B2B per PrestaShop copre questa catena su PrestaShop 8 e 9: richiesta dalla scheda prodotto o dal carrello, gestione degli stati e della durata di validità, sollecito prima della scadenza e conversione in ordine senza riscrittura, mantenendo il legame tra i due documenti.
