Eksport Księgowy: pełny przewodnik

Prezentacja

DataFirefly Eksport Księgowy (dfaccountingexport) generuje zapisy księgowe z PrestaShop w ośmiu formatach: FEC (francuski obowiązek podatkowy, artykuł A-47 A-1 LPF), Sage 100, EBP Compta, Ciel XIMPORT, Quadratus ASCFIC, Pennylane, Tiime i Indy. Moduł czyta opłacone zamówienia oraz korekty z wybranego okresu, buduje zapisy (dziennik sprzedaży VE i dziennik korekt AV), automatycznie rozksięgowuje je według stawek VAT i produkuje plik gotowy do przekazania biuru rachunkowemu albo do zaimportowania w Twoim oprogramowaniu księgowym.

Nowości w wersji 1.5.0. Interfejs modułu jest przetłumaczony na angielski, hiszpański, niemiecki, włoski, portugalski, polski i niderlandzki. Nowe pole SIREN w konfiguracji (panel Plik FEC). Korekty są księgowane na tych samych kontach co sprzedaż, stawka po stawce, a rabaty są dzielone według stawek VAT razem z ich VAT. Gdy opcja „Osobna pozycja kosztów wysyłki” jest wyłączona, wysyłka trafia teraz na konto sprzedaży swojej stawki. Ciel i Quadratus zachowują końcówkę numeru dokumentu. Wersja 1.5.0 łączy też zmiany z wersji 1.3.0 (konta klientów) i 1.4.0 (PrestaShop 1.7.6).

Instalacja

1. W back office PrestaShop przejdź do Moduły, Menedżer modułów, Zainstaluj moduł.
2. Wgraj plik dfaccountingexport.zip.
3. Moduł automatycznie tworzy tabelę ps_dfae_export_log (historia eksportów) oraz zakładkę Eksport księgowy w menu Zamówienia.

Zgodność: PrestaShop od 1.7.6 do 9.x, PHP minimum 7.3 (zalecane 8.1+), multistore obsługiwany.

Konfiguracja

Otwórz Moduły, dfaccountingexport, Konfiguruj. Konfiguracja jest podzielona na panele.

Dzienniki

• Kod dziennika sprzedaży (domyślnie VE) i jego nazwa.
• Kod dziennika korekt (domyślnie AV) i jego nazwa.

Plan kont

Wartości domyślne odpowiadają francuskiemu Planowi Kont Ogólnych. Wszystkie numery są edytowalne:

• 411: Klienci (konto ogólne, rdzeń)
• 707: Sprzedaż towarów
• 4457: VAT należny
• 708: Fakturowane koszty wysyłki
• 709: Rabaty, opusty, bonifikaty
• Konta rozliczeniowe: jedno konto na metodę płatności, konfigurowane w dedykowanym panelu (zobacz sekcję Dziennik płatności)

Tryb rozksięgowania: według stawek VAT (domyślnie), według kategorii produktu albo brak. W trybie stawek każda napotkana stawka generuje subkonto: 70720 (20 procent), 70710 (10 procent), 70755 (5,5 procent), 70721 (2,1 procent). VAT należny idzie za tą samą logiką na koncie 4457: 445710 staje się 4457120 dla 20 procent i 4457155 dla 5,5 procent (końcowe zera konta bazowego są usuwane przed dodaniem przyrostka).

Dokładne konta dla stawek VAT (od 1.2.0): osobny panel pozwala narzucić numer konta bez zmian dla danej stawki, na przykład 707100 dla sprzedaży 20 procent i 445720 dla odpowiadającego VAT, zamiast automatycznego sufiksu. Ustawienie działa też dla VAT od wysyłki w tej samej stawce. Zostaw pole puste, aby zachować automatyczny sufiks.

Konta klientów (od 1.3.0)

Ustawienie Zarządzanie kontami klientów oferuje trzy tryby:

• Jedno konto zbiorcze i konto analityczne na klienta (domyślny): wszystkie zapisy klientów idą na konto 411 skonfigurowane powyżej, a szczegóły każdego klienta trafiają do kolumn analitycznych CompAuxNum i CompAuxLib, w postaci C000123 dla klienta 123. Tego schematu oczekuje większość biur rachunkowych: jedno konto klientów w bilansie, a rozliczanie płatności i ściganie należności nadal możliwe.
• Jedno konto zbiorcze, bez konta analitycznego: samo konto 411, bez żadnej kolumny analitycznej. Klient przestaje być rozpoznawalny w pliku.
• Osobne konto ogólne na klienta: 411001, 411002 i kolejne, budowane z rdzenia 411 i identyfikatora klienta. Tak działały wersje od 1.0 do 1.2.

Pole Nazwa konta zbiorczego (domyślnie „Clients”) służy jako nazwa konta ogólnego w obu trybach zbiorczych. Celowo pozostaje stała: w pliku FEC ten sam numer konta nie może nosić różnych nazw w kolejnych wierszach. Nazwa klienta pozostaje w kolumnie analitycznej.

Opcje

• SIREN (panel Plik FEC, od 1.5.0): 9 cyfr numeru SIREN, niezbędnych przy FEC. Regulaminowa nazwa pliku to SIREN + FEC + data zamknięcia (na przykład 123456789FEC20261231.txt). Dopóki pole jest puste, ekran eksportu wyświetla ostrzeżenie, a plik nosi dosłowne słowo „SIREN” i nie jest zgodny na potrzeby złożenia.
• Osobna pozycja kosztów wysyłki: przy Tak wysyłka netto trafia na konto 708; przy Nie jest księgowana na koncie sprzedaży stawki wysyłki. Jej VAT pozostaje na koncie VAT tej stawki.
• Uwzględniane statusy zamówień: domyślnie „Płatność zaakceptowana” i „Dostarczono”. Zaznacz statusy, które w Twoim procesie oznaczają zamówienie podlegające zaksięgowaniu.
• Kodowanie wyjściowe: UTF-8 albo ISO-8859-15. Sage, Ciel i Quadratus często preferują ISO, natomiast Pennylane, Tiime i FEC pozostają w UTF-8.

Generowanie eksportu

1. Przejdź do Zamówienia, Eksport księgowy.
2. Wybierz okres (data początkowa i końcowa). Filtr działa na dacie faktury dla zamówień i na dacie utworzenia dla korekt.
3. Wybierz format spośród ośmiu dostępnych.
4. Kliknij Podgląd: moduł wylicza bez generowania pliku liczbę zamówień, liczbę wierszy zapisów, sumę Wn i sumę Ma. Zielony baner potwierdza idealną równowagę, pomarańczowy sygnalizuje różnicę.
5. Kliknij Generuj i pobierz: plik jest generowany i natychmiast pobierany, a operacja trafia do historii.

Logika zapisów: dziennik sprzedaży

Dla każdego opłaconego zamówienia: Wn 411 (klient, brutto), Ma 707xxx według stawki (sprzedaż netto), Ma 4457xxx według stawki (VAT), Ma 708 (wysyłka netto) oraz Wn 709 (rabaty), jeśli występują. Od wersji 1.5.0 rabat i jego VAT są dzielone według stawek VAT, a rabat na darmową wysyłkę jest przypisywany do stawki wysyłki. Automatyczna korekta zaokrągleń (różnica poniżej 0,10 euro) jest wprowadzana na konto VAT, aby zagwarantować równowagę: resztkowe grosze VAT to klasyczny problem eksportów e-commerce.

Logika zapisów: dziennik korekt

Obiekty OrderSlip z danego okresu generują zapisy lustrzane w dzienniku AV: Ma 411, Wn 707xxx, Wn 4457xxx. Korekty są uwzględniane w globalnej weryfikacji równowagi. Od wersji 1.5.0 korekta używa tych samych kont co sprzedaż: kont sprzedaży i VAT stawki każdego zwróconego produktu (lub jego kategorii przy podziale według kategorii), dzięki czemu VAT należny można uzgadniać stawka po stawce.

Osiem formatów w szczegółach

• FEC: 18 kolumn rozdzielonych pionową kreską, daty RRRRMMDD, kwoty dodatnie z kolumną strony Wn albo Ma, UTF-8 bez BOM. Zgodny z artykułem A-47 A-1 francuskiego LPF.
• Sage 100: CSV ze średnikiem: Dziennik;Data;NrDokumentu;KontoOgólne;KontoAnalityczne;Opis;Strona;Kwota;Waluta.
• EBP Compta: format tabulowany z Wn i Ma w osobnych kolumnach oraz rozliczaniem.
• Ciel XIMPORT: stała szerokość 80 znaków, kwoty na 13 znakach uzupełnione zerami.
• Quadratus ASCFIC: stała szerokość, kwoty w pełnych groszach.
• Pennylane: nowoczesny CSV, wymuszony UTF-8, kropka dziesiętna, daty ISO.
• Tiime: CSV ze średnikiem, daty DD/MM/RRRR.
• Indy: uproszczony CSV dostosowany do samozatrudnionych.

Konto analityczne klienta zasila kolumny przewidziane przez FEC, Sage 100, EBP, Quadratus, Pennylane i Tiime. Ciel XIMPORT oraz Indy nie mają takiej kolumny w swoim układzie: w trybie zbiorczym bez analityki te dwa formaty jako jedyne nic nie tracą względem pozostałych trybów.

Dziennik płatności (od 1.1.1)

Opcjonalny i domyślnie wyłączony. Włącz Generuj dziennik wpłat w panelu Konta wpływów według metody płatności w konfiguracji.

Mapowanie metody płatności na konto

Panel automatycznie wyświetla Twoje moduły płatności (zainstalowane i obecne w historii zamówień, z licznikiem zamówień). Wpisz konto obok każdego modułu, na przykład 580000 gotówka, 580100 czeki, 580200 karta, 580300 przelewy, 580400 PayPal. Puste pole korzysta z konta domyślnego, przejmowanego ze starego konta bankowego przy aktualizacji.

Logika zapisów

Każda zarejestrowana płatność (ps_order_payment) w okresie generuje w dzienniku bankowym (BQ): Wn konto rozliczeniowe / Ma 411 klient (z kontem analitycznym, jeśli włączone). Data zapisu to data płatności, nie data faktury: zamówienie z marca opłacone w kwietniu trafia do kwietniowych wpływów, spójnie z wyciągami bankowymi. Kwoty ujemne (transakcje zwrotu) automatycznie odwracają stronę Wn i Ma. Dokument nosi referencję RG z numerem płatności i referencją zamówienia, co ułatwia rozliczanie.

Historia eksportów

Każdy eksport jest zapisywany w bazie (ps_dfae_export_log): format, okres, liczba zamówień i wierszy, sumy Wn i Ma, nazwa pliku, operator, znacznik czasu. Ostatnie 20 eksportów jest wyświetlanych na dole ekranu eksportu.

FAQ i rozwiązywanie problemów

Biuro rachunkowe chce jedno konto 411000 dla wszystkich klientów, jak to zrobić?

Ustaw Zarządzanie kontami klientów na Jedno konto zbiorcze i konto analityczne na klienta. Wszystkie zapisy idą na skonfigurowane konto 411, a każdy klient zachowuje swoją identyfikację w kolumnach analitycznych. Jeśli biuro nie chce żadnego śladu klienta w pliku, wybierz tryb bez analityki. Zmiana działa od razu: wystarczy ponownie uruchomić eksport danego okresu, moduł przelicza wszystko przy każdym generowaniu.

Podgląd pokazuje różnicę między Wn a Ma, co robić?

Różnica powyżej 0,10 euro zwykle wskazuje na zamówienie z nietypowym opodatkowaniem (własna stawka podatku, opłata środowiskowa, zaokrąglenie walutowe). Zawęź okres, aby wyizolować problematyczne zamówienie, sprawdź jego konfigurację podatku, a następnie uruchom podgląd ponownie.

Plik FEC jest odrzucany przez narzędzie kontrolne francuskiej administracji podatkowej

Sprawdź najpierw, czy numer SIREN jest uzupełniony w konfiguracji, następnie czy eksportowany okres odpowiada rokowi obrotowemu i czy kodowanie pozostało w UTF-8. Jeśli kontrola dotyczy nazw kont, upewnij się, że pracujesz w trybie zbiorczym ze stałą nazwą: konto ogólne zmieniające nazwę z wiersza na wiersz jest zgłaszane jako anomalia. Narzędzie „Test Compta Demat” francuskiej DGFiP pozwala zweryfikować plik lokalnie.

Czy mogę wyeksportować kilka formatów dla tego samego okresu?

Tak, bez ponownej konfiguracji: wybierz po prostu inny format i uruchom eksport ponownie. Każde wygenerowanie jest zapisywane w historii osobno.

Czy moduł zmienia moje dane zamówień?

Nie. Moduł pracuje wyłącznie w trybie odczytu na zamówieniach, fakturach i korektach. Jedyny zapis do bazy to wpis w historii eksportów.