Un client professionnel qui commande deux fois par semaine reçoit une centaine de factures par an. Son comptable en traite une centaine, votre comptable en émet une centaine, et chacune génère potentiellement un virement à rapprocher. La facturation récapitulative règle ce problème en émettant une facture unique par client et par période, généralement le mois.
PrestaShop n’a pas cette notion. Une commande égale une facture, générée automatiquement au changement de statut. Voici ce que suppose réellement le passage à la facturation mensuelle.
Ce que la consolidation change concrètement
Pour le client, un seul document à valider et un seul règlement à programmer. Sur des commandes de faible montant passées à haute fréquence, c’est souvent la condition posée par le service achat pour travailler avec vous.
Pour vous, trois effets se cumulent : moins de documents à émettre et à archiver, moins de virements à rapprocher, et un encours plus lisible parce qu’il se raisonne par client et non par commande. Le contrepoids est réel : vous encaissez plus tard. Une commande du 2 du mois facturée le 30, payable à 30 jours, est réglée fin du mois suivant, soit près de soixante jours de décalage. Cette décision est financière avant d’être technique.
Les quatre cas de gestion à trancher
La date qui déclenche le rattachement
Une commande passée le 30 janvier et expédiée le 2 février appartient à quelle facture ? La règle la plus sûre rattache la commande à la période de sa livraison, parce que c’est la livraison qui rend la créance exigible en vente de marchandises. Choisissez une règle unique et documentez-la, l’incohérence sur ce point est ce qui déclenche les contestations client.
Les retours et les avoirs
Un retour intervenu avant la clôture doit être déduit de la facture récapitulative en cours. Un retour intervenu après émission impose un avoir séparé, avec sa propre numérotation. Ne rectifiez jamais une facture déjà transmise, même si elle n’est pas encore payée.
La TVA
Les taux applicables sont ceux en vigueur à la date de chaque livraison, pas à la date d’émission de la facture récapitulative. Sur une période à cheval sur un changement de taux, la facture porte donc deux taux distincts. Le document doit détailler les bases par taux, ce qu’une simple somme de commandes ne fait pas.
Le détail exigé
Une facture récapitulative n’est pas un relevé. Elle doit reprendre le détail des livraisons : date, référence de la commande ou du bon de livraison, désignation des articles, quantités, prix unitaires. Un document qui se contenterait de lister des montants ne remplit pas les conditions d’une facture et sera refusé par le service comptable du client.
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La numérotation
C’est le point où une implémentation maison échoue le plus souvent. La numérotation des factures doit être continue, chronologique et sans rupture. Si vous continuez à générer des factures par commande pour vos clients B2C tout en émettant des récapitulatives pour vos clients B2B, les deux flux doivent partager la même séquence, ou utiliser deux séries distinctes clairement identifiées par un préfixe.
Ce que vous ne pouvez pas faire : générer les factures unitaires puis les « remplacer » par une récapitulative. Les numéros déjà attribués resteraient dans la séquence sans document correspondant, ce qui constitue une rupture. La consolidation doit intervenir en amont, en n’émettant pas de facture au niveau de la commande.
Ce que PrestaShop fait, et pourquoi cela bloque
Dans PrestaShop, la facture est générée par le passage à un statut de commande dont l’option « facture » est cochée, typiquement « Paiement accepté » ou « Expédié ». Le numéro est attribué à ce moment, à partir du compteur global de la boutique.
Deux conséquences suivent. Il faut d’abord neutraliser la génération automatique pour les clients concernés, sans la désactiver pour les autres, ce qui suppose de raisonner par groupe de clients. Il faut ensuite disposer d’un état intermédiaire pour les commandes livrées mais pas encore facturées, sinon vous perdez la trace de ce qui reste à consolider en fin de mois.
Le contexte de la facturation électronique
La généralisation de la facture électronique entre entreprises rend ce sujet plus sensible qu’auparavant. Une facture récapitulative reste parfaitement admise, mais elle devra être émise dans un format structuré et transiter par une plateforme agréée, avec son détail de lignes exploitable par machine. Une consolidation bricolée par assemblage de PDF ne passera pas cette étape.
C’est un bon argument pour traiter le sujet maintenant plutôt que dans l’urgence : la structure de données que vous mettez en place aujourd’hui pour consolider proprement est exactement celle qui sera exigée demain.
Mettre en place la consolidation
Le module Facturation Récapitulative B2B traite cette chaîne dans PrestaShop 8 et 9 : suspension de la facturation unitaire par groupe de clients, regroupement par période, détail des livraisons par ligne, gestion des avoirs et numérotation continue.
