Riconciliazione bancaria dei bonifici: installazione e configurazione

Installazione

Installi il modulo da Moduli > Gestione moduli > Carica un modulo inviando il file ZIP, oppure copi la cartella dfbankreconcile nella directory /modules/ del negozio e clicchi su Installa.

All’installazione il modulo crea quattro tabelle (importazioni, bonifici, assegnazioni agli ordini, promemoria), aggiunge la scheda Riconciliazione bancaria nel menu Ordini e registra l’hook della pagina ordine. Le coordinate bancarie dei promemoria vengono precompilate dal modulo nativo di pagamento con bonifico, se configurato.

Nel negozio non cambia nulla finché non importa un estratto: nessun pagamento viene registrato e nessun promemoria inviato, poiché i promemoria sono disattivati di default.

Le quattro schermate del modulo

• Bonifici attesi: gli ordini in attesa di bonifico, con età, importo dovuto, promemoria inviati e data del prossimo promemoria. In alto, quattro indicatori: importo in attesa, bonifici da verificare, bonifici abbinati e promemoria inviati in 30 giorni.
• Riconciliazione: i bonifici importati, filtrati per scheda (Da verificare, Abbinato, Parziale, Ignorato, Tutti), con le proposte di ordini e le azioni.
• Importa un estratto: invio del file e cronologia delle importazioni.
• Promemoria: riepilogo delle impostazioni, URL dell’attività cron e registro dei promemoria e degli annullamenti.

Configurazione

Apra la configurazione con il pulsante Impostazioni della barra degli strumenti del modulo o dalla gestione moduli.

Abbinamento e convalida

• Stati d’ordine in attesa di bonifico: gli ordini in questi stati vengono confrontati con i bonifici importati. Di default, lo stato «In attesa di pagamento con bonifico bancario». Tenga premuto Ctrl per selezionarne più di uno.
• Stato dopo il pagamento completo: «Pagamento accettato» di default.
• Stato dopo un pagamento parziale: lasci «Mantieni lo stato attuale» o scelga uno stato dedicato che ha creato. In ogni caso il pagamento viene registrato sull’ordine.
• Convalida automaticamente gli abbinamenti affidabili e Punteggio minimo per la convalida automatica: veda la sezione seguente.
• Tolleranza sull’importo: differenza accettata per considerare esatto un importo, 0,01 di default.
• Differenza accettata per commissioni bancarie: un bonifico inferiore all’importo dovuto di al massimo questo valore salda l’ordine. Utile per i bonifici internazionali su cui la banca del cliente trattiene commissioni. 0 di default, il che disattiva la regola.
• Cerca gli ordini effettuati negli ultimi: 120 giorni di default. Gli ordini più vecchi non vengono proposti.
• Invia l’e-mail di stato al cliente: invia l’e-mail associata allo stato «Pagamento accettato» quando l’ordine risulta pagato.

Importazione CSV

I file OFX e CAMT.053 non richiedono impostazioni. Per il CSV lasci vuoti i campi delle colonne: il modulo trova la riga di intestazione nelle prime 40 righe e riconosce i nomi di colonna abituali in 8 lingue, tra cui Data operazione, Causale, Dare e Avere. Se la sua esportazione non viene riconosciuta, indichi il Separatore di colonne, il Formato data e i numeri di colonna, a partire da 1:

• Colonna data.
• Colonna importo per un importo con segno, oppure Colonna avere e Colonna dare se la banca le separa.
• Colonne causale: una o più colonne separate da virgole, ad esempio 3,4. Vengono unite per formare il testo analizzato.

Il punteggio e la convalida automatica

Ogni bonifico è confrontato con gli ordini in attesa di pagamento effettuati entro la data del bonifico. I punti si sommano:

• Riferimento ordine trovato nella causale: 60 punti. La ricerca ignora spazi e punteggiatura, quindi un riferimento spezzato in due dalla banca viene trovato comunque.
• Numero d’ordine trovato dopo Ordine, Order, CMD, CDE, Commande, Bestellung, Pedido, Zamówienie o Encomenda: 45 punti.
• Importo esatto: 35 punti. Importo meno commissioni bancarie, entro la tolleranza impostata: 30 punti.
• Nome del cliente trovato (cognome, azienda o nome dell’indirizzo di fatturazione, almeno 4 caratteri): 15 punti.
• Unico ordine con questo importo, senza riferimento né numero: 10 punti.
• Più ordini in un bonifico: quando la causale cita più riferimenti la cui somma corrisponde all’importo, viene aggiunta una proposta cumulativa da 95 punti.

Esempi: riferimento e importo esatto danno 95. Numero d’ordine, importo esatto e nome danno 95. Importo esatto e nome senza riferimento danno 50, o 60 se è l’unico ordine con quell’importo.

Un bonifico viene convalidato automaticamente durante l’importazione se la convalida automatica è attiva, se la proposta migliore salda l’ordine, se il suo punteggio raggiunge la soglia (90 di default) e se supera la seconda di almeno 15 punti. Gli altri bonifici con una proposta di almeno 40 punti diventano Proposta, il resto Nessuna corrispondenza.

Importare un estratto

1. Scarichi l’estratto del conto dall’home banking in CSV, OFX, QFX o CAMT.053 XML.
2. Apra la schermata Importa un estratto, scelga il file (massimo 20 MB) e clicchi su Importa e abbina.
3. Il messaggio di esito indica i bonifici in entrata letti, le righe già importate, gli ordini segnati come pagati automaticamente e i bonifici da verificare. Viene poi aperta la schermata Riconciliazione.

Vengono conservati solo gli accrediti. Ogni riga è identificata da data, importo e causale: una riga già importata viene contata come duplicato e saltata. Può quindi importare ogni settimana l’estratto del mese in corso senza creare duplicati. Nei file CAMT.053, una distinta di più bonifici viene suddivisa in singoli bonifici con il nome di ogni ordinante.

Verificare le proposte

La scheda Da verificare elenca i bonifici in sospeso ordinati per punteggio. Per ogni bonifico, la colonna Ordini mostra fino a 5 proposte con riferimento, numero d’ordine cliccabile, cliente e azienda, importo dovuto, eventuale differenza, punteggio e motivi. Un’etichetta Pagamento parziale o Pagamento in eccesso segnala un importo diverso dal dovuto.

• Convalida: registra il pagamento sull’ordine proposto. Se l’importo differisce dal dovuto viene chiesta una conferma.
• Convalida multipla: selezioni i bonifici, o Seleziona tutte le proposte, poi clicchi su Convalida la prima proposta dei bonifici selezionati.
• Assegna: digiti un riferimento o un numero d’ordine, o più d’uno separati da spazio o virgola per un bonifico cumulativo.
• Ignora: per un bonifico che non riguarda un ordine, ad esempio un rimborso di un fornitore. Resta visibile nella scheda Ignorato e può essere ripristinato, il che ne rilancia l’abbinamento.

Il pulsante Abbina di nuovo ricalcola le proposte di tutti i bonifici in sospeso, ad esempio dopo nuovi ordini. La ricerca filtra i bonifici per causale, ordinante, riferimento dell’ordine o importo esatto, ad esempio 1.234,56.

Cosa viene registrato in PrestaShop

La convalida aggiunge un pagamento nativo all’ordine, visibile nella scheda Pagamenti, in fattura e nelle esportazioni contabili. Il metodo di pagamento è quello dell’ordine, l’ID transazione è il riferimento bancario dell’estratto (FITID in OFX, riferimento della banca in CAMT) oppure DFBR- seguito dal numero del bonifico, e la data è quella dell’operazione. Se esiste già una fattura, il pagamento vi viene collegato.

Se l’importo salda l’ordine, tolleranze comprese, l’ordine passa allo stato dopo il pagamento completo. Il cambio di stato riutilizza il pagamento registrato e non ne crea un secondo. Altrimenti il pagamento è parziale: l’ordine passa allo stato dopo un pagamento parziale se impostato, il saldo da pagare resta visibile e un bonifico successivo completerà il pagamento.

Gli ordini suddivisi tra più corrieri condividono un riferimento. Il modulo li tratta come un unico ordine: l’importo dovuto è la somma degli ordini, il pagamento viene registrato sul primo, come fa PrestaShop, e tutti cambiano stato.

Blocco nella pagina dell’ordine

La pagina di dettaglio di un ordine in attesa di pagamento, o che ha ricevuto un bonifico, mostra un blocco Bonifico bancario: importo ancora dovuto, bonifici ricevuti con data, importo e causale, promemoria inviati e un pulsante Invia un promemoria di pagamento.

Promemoria per bonifici non ricevuti

Impostazioni

• Invia promemoria di pagamento: disattivato di default.
• Termini dei promemoria (giorni dopo l’ordine): fino a 5 termini separati da virgole, 3,7,14 di default. L’ultimo invia l’e-mail di ultimo promemoria. Due promemoria per lo stesso ordine sono distanziati di almeno 2 giorni.
• Non sollecitare ordini più vecchi di: 30 giorni di default, per non scrivere ai clienti di ordini vecchi il giorno dell’attivazione.
• Invia una copia dei promemoria a: indirizzo in copia nascosta, facoltativo.
• Coordinate bancarie mostrate nei promemoria: intestatario, IBAN, BIC e indirizzo della banca.
• Annulla gli ordini non pagati dopo: 0 di default, il che disattiva l’annullamento. Un ordine pagato parzialmente non viene mai annullato. L’annullamento reintegra i prodotti in magazzino.

Non viene inviato alcun promemoria per un ordine che un bonifico in attesa di verifica propone con almeno 40 punti: il denaro è probabilmente arrivato. L’esito dell’attività indica quanti ordini sono stati saltati per questo motivo.

Attività cron

La schermata Promemoria e la configurazione mostrano l’URL dell’attività, protetto da un token. Programmi una chiamata giornaliera dal suo hosting:

0 9 * * * curl -s "https://www.il-suo-negozio.it/module/dfbankreconcile/cron?token=SUO_TOKEN" > /dev/null

La risposta è un JSON con il numero di promemoria inviati, ordini annullati, ordini saltati ed errori. Il pulsante Esegui ora avvia la stessa attività dal back-office. Il pulsante Genera un nuovo token della configurazione invalida l’URL precedente.

Le e-mail

Il modulo fornisce due modelli, bankwire_reminder e bankwire_reminder_final, in HTML e testo, in 8 lingue. L’e-mail viene inviata nella lingua dell’ordine, in inglese se quella lingua non è inclusa. Contiene l’importo dovuto, il totale dell’ordine, le sue coordinate bancarie e la richiesta di indicare il riferimento nella causale. L’ultimo promemoria avvisa che l’ordine potrà essere annullato. Variabili disponibili per personalizzare i modelli in mails/: {firstname}, {lastname}, {order_name}, {order_date}, {amount_due}, {total_paid}, {bank_details}, {bank_details_html}.

Può anche sollecitare un cliente in qualsiasi momento con il pulsante Sollecita della schermata Bonifici attesi o dalla pagina dell’ordine. Ogni invio è tracciato nel registro dei promemoria.

Risoluzione dei problemi

«Impossibile leggere il file»

La riga di intestazione del CSV non è stata riconosciuta. Apra il file in un foglio di calcolo, annoti i numeri delle colonne data, importo (o avere e dare) e causale, e li inserisca nella sezione Importazione CSV della configurazione.

«Nessun movimento trovato in questo file»

Il file è stato letto ma non contiene righe con data e importo utilizzabili. Verifichi il formato data (giorno/mese/anno o mese/giorno/anno) e che l’estratto non sia vuoto.

Un bonifico evidente non ha proposte

Verifichi che l’ordine sia in uno degli stati monitorati, sia stato effettuato prima della data del bonifico, entro il periodo di ricerca, e usi la stessa valuta dell’estratto. Dopo aver corretto uno stato, clicchi su Abbina di nuovo.

«L’ordine non attende più il pagamento»

L’ordine ha cambiato stato o è stato pagato dopo l’importazione, ad esempio con un altro bonifico. Rilanci l’abbinamento per aggiornare le proposte.

I promemoria non partono

Verifichi che i promemoria siano attivi, che l’URL cron venga chiamato (il pulsante Esegui ora permette di provarlo), che gli ordini siano più recenti dell’età massima impostata e che il negozio invii e-mail, da Parametri Avanzati > E-mail.

Compatibilità

• PrestaShop da 8.0 a 9.x, lo stesso ZIP copre entrambe le versioni.
• Multinegozio: importazioni e bonifici appartengono al negozio attivo.
• Formati: CSV, TXT, OFX e QFX 1.x e 2.x, CAMT.053. Il formato MT940 non è supportato.
• Architettura ModuleAdminController, senza dipendenze Composer.
• Interfaccia ed e-mail in italiano, inglese, francese, spagnolo, tedesco, olandese, polacco e portoghese.